Intelligenza artificiale per commercialisti e consulenti del lavoro a Torino: cosa si può fare davvero

In breve

In uno studio di commercialisti o di consulenti del lavoro l'intelligenza artificiale non sostituisce la consulenza: toglie il lavoro che sta intorno alla consulenza. La posta da smistare, i documenti da chiedere due volte, le circolari da riscrivere in italiano comprensibile, i verbali delle riunioni. È lì che se ne vanno le ore, ed è lì che conviene partire.

Questa guida dice cosa si può fare oggi, con strumenti diffusi, cosa invece non va lasciato all'AI e quali regole fissare sui dati dei clienti prima di toccare qualsiasi cosa.

Dove si perde il tempo in uno studio

Chi lavora in uno studio lo sa già, ma vale la pena metterlo per iscritto, perché è la lista da cui si sceglie dove intervenire:

• la posta del mattino: decine di mail di clienti, ognuna da aprire, capire e girare alla persona giusta;
• i documenti che mancano: la stessa richiesta scritta a mano dieci volte, poi il sollecito, poi il secondo sollecito;
• le domande di sempre: «quando scade», «cosa devo portare», «a che punto siamo», con risposte che cambiano poco da un cliente all'altro;
• le comunicazioni ai clienti: una novità normativa va spiegata a persone che non hanno tempo di leggere la norma;
• le riunioni e le telefonate: decisioni prese a voce che poi qualcuno deve riassumere e mandare.

Nessuna di queste attività richiede il giudizio di un professionista dall'inizio alla fine. Quasi tutte richiedono il suo controllo alla fine. È esattamente il lavoro in cui l'AI rende di più.

Cinque cose che l'AI fa già bene in uno studio

1. Smistare la posta prima che arrivi qualcuno

Le mail vengono lette e divise per cliente, per pratica e per urgenza. Per le domande ricorrenti c'è già una bozza di risposta, scritta con il tono dello studio. Chi arriva in ufficio non apre cinquanta mail: legge un riepilogo e controlla le bozze.

2. Chiedere i documenti che mancano

Dall'elenco di quello che serve per una pratica e da quello che il cliente ha già mandato, l'AI prepara il messaggio con i soli documenti mancanti, in un elenco chiaro. Il sollecito parte con lo stesso testo, aggiornato. Sembra poco: moltiplicato per tutti i clienti di una scadenza, sono giornate.

3. Trasformare una novità in una circolare leggibile

Si parte dal testo ufficiale e dalle note del professionista; l'AI scrive una prima versione della circolare per i clienti, in italiano semplice, con «cosa cambia per te» in cima. Il professionista corregge e firma. La fonte resta il testo ufficiale: l'AI riscrive, non interpreta.

4. Riassumere riunioni e telefonate

Con il consenso delle persone presenti, una riunione registrata diventa un verbale con le decisioni prese, chi deve fare cosa e le scadenze. È uno dei risparmi di tempo più immediati, e uno dei pochi che i collaboratori notano dal primo giorno.

5. Leggere e confrontare documenti lunghi

Contratti, visure, verbali di assemblea: l'AI può estrarre le informazioni che servono, segnalare le clausole insolite e confrontare due versioni dello stesso documento. È un primo passaggio che fa risparmiare lettura, non un parere: quello che segnala va sempre verificato sul documento.

Cosa non va lasciato all'AI

L'intelligenza artificiale scrive bene e con sicurezza anche quando sbaglia. Per questo in uno studio ci sono cose che non deve fare da sola:

• dare risposte su norme, aliquote e scadenze senza verifica: i numeri si controllano sempre sulla fonte ufficiale;
• mandare qualcosa a un cliente senza che una persona l'abbia letto;
• prendere decisioni: cosa consigliare a un cliente resta il lavoro del professionista, ed è quello per cui il cliente paga.

La regola pratica è semplice: l'AI prepara, una persona controlla e firma.

I dati dei clienti: le regole da fissare prima di partire

È la domanda giusta da farsi per prima, e in uno studio ancora di più, perché i dati che passano sono fiscali, economici e a volte sanitari.

• Niente dati dei clienti negli strumenti gratuiti. Si usano le versioni aziendali degli strumenti (per esempio quelle di ChatGPT, di Microsoft Copilot o di Gemini dentro Google Workspace), con un accordo sul trattamento dei dati e l'impegno a non usare i vostri contenuti per addestrare i modelli. Prima di attivarle si leggono le condizioni.
• Gli account sono intestati allo studio, non al consulente che li ha configurati. Se un giorno ci si separa, gli strumenti e i dati restano vostri.
• Si decide chi usa cosa: non tutti i collaboratori devono avere accesso a tutto.
• Si forma chi lo usa. Il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (AI Act) chiede alle organizzazioni che usano sistemi di AI di garantire a chi li usa un livello sufficiente di alfabetizzazione: in pratica, sapere cosa fanno questi strumenti, dove sbagliano e come si controllano.

Messe queste regole all'inizio, il resto diventa molto più tranquillo, per lo studio e per i clienti.

Da dove partire, in pratica

L'errore più comune è voler cambiare tutto insieme. Funziona meglio così:

1. Si sceglie un processo solo, il più ripetitivo: quasi sempre la posta o la richiesta dei documenti.
2. Si misura com'è oggi: quante mail, quanto tempo, quanti solleciti in una settimana normale.
3. Si configura lo strumento su quei casi, con i vostri testi e le vostre regole, e lo si usa per due o tre settimane.
4. Si confronta con prima. Se il tempo risparmiato c'è, si passa al processo successivo; se non c'è, si cambia approccio prima di andare avanti.

Lo studio non deve diventare digitale per farlo: si parte da quello che già usate, la posta, i documenti, il telefono.

Perché farlo con qualcuno che viene in studio

Gli strumenti sono alla portata di tutti, ma la differenza la fa dove li metti. Per capirlo bisogna guardare il lavoro vero: come arriva la posta, come si archiviano i documenti, chi risponde al telefono. Io lavoro così, a Torino e nella prima cintura: una mattina in studio, un processo da cui partire, e resto finché le persone usano gli strumenti da sole.

Se vuoi vedere un esempio di come cambia la posta del mattino, c'è nella pagina della consulenza per gli studi professionali.